Cómo redactar una memoria técnica ganadora

Para redactar correctamente memorias técnicas para licitaciones ganadoras, lo más importante es la experiencia. Nosotros llevamos elaborando estas documentaciones para concursos desde el 2006, por lo que disponemos de más de 15 años de experiencia y miles de memorias técnicas a nuestras espaldas.

Tener conocimiento de los documentos requeridos es esencial al escribir un documento de licitación ganador. Vamos a describir a continuación los pasos necesarios para elaborar dicho documento.

Pasos a seguir para elaborar la documentación técnica del concurso

Te indicamos a continuación los pasos que deberás seguir para elaborar el sobre técnico (o algunas veces denominado sobre 2 o sobre B) para presentarte a la licitación:

En primer lugar, la revisión completa del PCAP o pliego de clausulas administrativas particulares. Este es el primer documento que tienes que leer cuando te encargan una licitación. En él se establece la forma de puntuación, documentos requeridos, número de páginas del documento, etc. Es decir, gracias a la lectura del PCAP, ordenaremos las ideas que posteriormente tendremos que redactar en la memoria técnica. Comienza por revisar el esquema de calificación para la licitación.

Después de la correcta lectura del PCAP deberemos comenzar con la lectura del proyecto, planos y presupuesto de la obra, para tener una concepción general de la obra a ejecutar.

Una vez leídos dichos elementos pasaremos a redactar el índice de la licitación, que pasaremos al cliente. Estableceremos los documentos que necesitamos de dicho cliente para redactar correctamente la memoria: logotipo, organigrama, disponibilidad de medios propios, proveedores, subcontratistas,….

Si el cliente nos da el visto bueno, comenzaremos con la redacción de los documentos técnicos necesarios. Comenzar a redactar sobre el conocimiento del proyecto y la concepción global de la obra, es lo más idóneo, pero dependerá de lo que se exija en el PCAP.

Será preciso realizar una visita a la obra para tener una visión más general de las dificultades que nos podemos encontrar durante la obra. Quizás este es el documento diferenciador, el apartado en el que más deberemos perder el tiempo en redactar, para diferenciarnos del resto de licitadores. Estudiar las posibles interferencias de la obra, servicios afectados, desvíos a realizar, etc.

Paralelamente iremos redactando el programa de obras, rendimientos, medios empleados, equipos para ir obteniendo unas duraciones estimadas de cada actividad de la obra.

Será necesario ir recibiendo el feedback del cliente a lo largo de este proceso, para no encontrarnos el último día, con un montón de cambios a realizar que nos afectaría sin duda a la calidad del trabajo final.

Cómo obtener la mejor puntuación en la licitación

Te dejo aquí algunos tips para obtener la mejor puntuación en las licitaciones que te presentes, siempre hablando desde la parte técnica de la misma:

La documentación técnica para una licitación debe ser consistente, sin ambigüedades y de calidad. La empresa que se presenta debe tener cierto recorrido y por supuesto tener credibilidad.

Evita las generalidades en los documentos técnicos. Lo que no aporta un extra, no se escribe. Ya han pasado aquellos tiempos en los que parece que se valoraban las documentaciones técnicas entregadas a peso.

Estudia cada caso de forma individualizada, cada vez hay mayor competencia en la realización de la documentación y por lo tanto mayor calidad que antes.

Si la empresa cuenta con un departamento de estudios adecuado, lo mejor será elaborar las documentación técnica para licitaciones desde la propia empresa.

Si la empresa no dispone del personal técnico suficiente, lo mejor es acudir a un consulting de ingeniería que te pueda ayudar ya que es un proceso que lleva mucho tiempo. Una licitación media consume fácilmente de 40 a 120 h en realizarse, y esto tiene un precio.

Finalmente, nada ni nadie te garantiza el tener la mejor puntuación en las licitaciones, ya que a veces, las correcciones subjetivas están claramente sesgadas hacia ciertos licitadores.

Más transparencia en las licitaciones, por favor

Una memoria perfecta no significa siempre la mejor puntuación. ¿Cómo? Sí, lo que oyes.

A lo largo de los años, hemos observado que ciertas administraciones tienden a valorar más a ciertos licitadores. Al llevar más de 15 años en esto, se de lo que hablo. Y seguramente tú sabrás a lo que me refiero cuando digo que hace falta mayor transparencia en la corrección de las memorias técnicas para licitaciones.
Esta falta de transparencia, lejos de ser un problema político se centra en que ciertas personas de moral y ética muy reducida, son premiados a cambio de poner puntuaciones más altas. Ojo, no seré yo el que hurgue en la herida, que no para de sangrar, pero algunas administraciones nos tratan como tontos.

He trabajado en unas cuantas empresas ya, tanto por cuenta ajena como por cuenta propia y puedo decir que haciendo un trabajo de la misma calidad, he tenido puntuaciones muy diversas. Favorables para ciertos licitadores y desfavorables para otros. Siempre más favorable para unos pocos.

La documentación técnica de una licitación es el corazón del conocimiento técnico de la obra y normalmente tiene un peso importante en el cómputo total de la puntuación a obtener, por lo que una corrección más transparente sería lo que cabría esperar, pero esto está muy lejos de la realidad.

Formas se me ocurren unas cuantas:

No identificar a los licitadores por el nombre o el logotipo y evaluar la documentación según sus conocimientos de la obra y entorno.

Corrección de las memorias técnicas por parte de personal externo elegido aleatoriamente. Hay cientos de ingenierías que podríamos realizar este trabajo sin que se conozca al corrector ni al corregido.

Ser más claros y precisos en la documentación solicitada y en cómo se valora cada punto.

Cómo preparar una licitación en el caso de concurrir a la misma en UTE

Si se pretende concurrir a la licitación en UTE y que esta licitación sea ganadora, mi consejo es contratar a una ingeniería que elabore la memoria del concurso y se dividan los gastos de elaboración de la misma entre las empresas de la UTE según sus porcentajes en la misma.

En el caso de que la memoria vaya a ser redactada por varios técnicos de distintas empresas, pueden aparecer problemas de incoherencias o inexactitudes que derivarán en una menor puntuación en la corrección.

Será conveniente identificar desde un principio qué empresa de la UTE representará a la Unión Temporal de Empresas. Normalmente la dirección de la UTE la lleva la empresa que asume un mayor porcentaje.

Lo mejor es siempre que la licitación sea realizada por un mismo técnico de principio a fin, contando con ayudas de forma puntual en la elaboración de ciertos apartados.

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Espero haberte ayudado o por lo menos, haber dado un poco de luz a los procesos de licitación. Como puedes ver, obtener la mejor puntuación depende de muchos factores tanto internos como externos. En cuanto a los internos (los que puedes tú tener el control), será preciso que la memoria técnica sea de una calidad excepcional.

En cuanto a los factores externos que no dependen de ti, lo mejor es no volverte loco y seguir intentándolo, ya que actualmente, no es posible hacer nada al respecto.

¿Nos cuentas qué opinas tú?